Vertragsgestaltung mit Referenten und Rednern einer Fachtagung
- Details
- Geschrieben von Anita Knöller
Wurde die Auswahl der Referenten für Ihre Veranstaltung getroffen und mündlich die Modalitäten inklusive dem Honorar für den Auftritt besprochen, so ist der nächste Schritt die Vertragsgestaltung.
In den Vereinbarungen, die Sie als Veranstalter mit den Referenten schließen, sollten insbesondere folgende Punkte beinhaltet sein:
- Kontaktdaten beider Unterzeichner
- Bezeichnung, Zeitpunkt und Ort der Veranstaltung
- Bezeichnung des Vortrags, Seminars, Workshops, Roundtables,…. und Datum, genaue Uhrzeit für den Einsatz des Referenten
- Klausel mit „Änderungen vorbehalten“
- Bezeichnung der Unterlagen, die der Referent zu erbringen hat und Zeitpunkt bis wann was vorliegen muss. Hierzu gehören insbesondere: Foto, Vita für die Ausschreibung in den Printmedien und im Internet, Angaben zur Seminartechnik, Handouts, Angaben für evtl. Abholungen, Angaben für evtl. benötigte Übernachtungen,…
- Höhe des vereinbarten Honorars
- Höhe der vereinbarten Reisekosten. Die Reisekosten können Sie sich anhand von Routenplanern oder über die Homepages der Bahn bzw. Fluglinien errechnen und bereits im Vorfeld konkret mit dem Referenten absprechen oder Sie bieten den Referenten den Service, indem Sie für ihn die Flugtickets buchen.
- Auszahlungsmodus für das vereinbarte Honorar
- Angabe der Währung, in der die Auszahlung erfolgt, insbesondere bei internationalen Veranstaltungen
- Aufführung der Sonderleistungen, falls solche vereinbart sind, und wann und in welcher Form diese erbracht werden
- Genaue Angabe für welchen Zeitraum und in welchem Hotel für den Referenten eine Übernachtung gebucht wird soweit diese vereinbart wurde
- Rücktrittsklausel für den unwahrscheinlichen Fall, dass die Veranstaltung aus irgendeinem Grund „Akt höherer Gewalt“ oder mangels der notwendigen Teilnehmerzahl, nicht stattfinden kann
- Regelung für den Fall, dass es dem Referenten, z.B. aufgrund von Krankheit, nicht möglich ist, seine Leistung zu erbringen.
Für diesen Fall sollten Sie sich auch einen „Notfallplan“ aufstellen. Es kann insbesondere bei größeren Veranstaltungen immer mal wieder vorkommen, dass ein Referent kurzfristig absagen muss. Insbesondere bei der Einplanung von noch aktiven Politikern ist die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Termine dazwischen kommen, nicht unerheblich. Für solche Absagen können bereits im Vorfeld Vereinbarungen getroffen werden, wer adäquat dafür „einspringen“ kann. Ein Notfallplan mit Referenten, die bereits im Programm eingeplant sind, ist die eleganteste Lösung, insbesondere bei sehr kurzfristigen Absagen, evtl. sogar erst am Veranstaltungstag. Es gibt immer Referenten, die ein breites Themenspektrum haben und bereit sind, zusätzliche Vorträge zu halten, für die sie sich nicht vorbereiten müssen. Auch wenn der Referent nicht zu 100% das gleiche Thema übernehmen kann, ist es immer noch besser, als wenn der Programmpunkt komplett entfällt. Zudem gibt es eine Vielzahl an guten Infotainer, die immer gut beim Publikum ankommen. Auch bei der Zusammenarbeit mit Redneragenturen wird im Regelfall für gleichwertigen Ersatz gesorgt.
Hinweis: Die in diesem Dokument bereitgestellten Informationen dienen lediglich der allgemeinen Information und nicht dem Zweck der Rechtsberatung.
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